Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris, Rijswijk, Hybride.

LET OP:
• Detachering; 28u-32u p/w, optie tot verlenging; 6×12 maanden
• Locatie Rijswijk (hybride: 3 dagen op kantoor, 1 dag thuis)
• Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen: plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

PPO Programmadirectie Vlootvernieuwing en ZD Rijksrederij
De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt ruim 100 specialistische schepen die beschikbaar worden gesteld aan de Douane, Kustwacht, Ministerie van LNV en Rijkswaterstaat.
De Programmadirectie Vlootvernieuwing heeft de opdracht om stapsgewijs deze vloot te vernieuwen (bouwen van nieuwe vaartuigen) en te verduurzamen. Binnen de programmadirectie worden individuele projecten uitgevoerd. Op dit moment werken we aan vier projecten.

De functie van Programmasecretaris valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Programmabeheersing.

Opdrachtomschrijving
Hoe jij bijdraagt in jouw rol: de programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)
Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden).

Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op het niveau van het MT. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam in brede zin.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met de twee collega Senior Projectondersteuners. Je hebt geen formele aansturende rol binnen het secretariaat, maar draagt wel bij aan een goede coördinatie, waarbij de onderlinge werkrelaties de bouwstenen vormen voor een soepele samenwerking.

Je wilt voor langere tijd (meerdere jaren) bij ons programma blijven werken. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is kan je je werkzaamheden verder uitbouwen.

..en jouw aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij (ca. 25%)
In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij. Dat is een apart organisatieonderdeel, met andere MT-leden. Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol profiteer je van je kennis van beide onderdelen en ben je op natuurlijke wijze een verbinder. Vanzelfsprekend handel je hierin discreet en houdt je vertrouwelijke informatie binnenskamers. Inhoudelijk gaat het om agenda voorbereiding, stukkenstroom verzorgen en notuleren.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt! Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s.
Je haalt voldoening uit de dagelijkse agenda-puzzel: het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Je beheert de agenda van de Programmadirecteur en zorgt ervoor dat zij zich zo optimaal mogelijk kan richten op haar werkzaamheden. Daarnaast kun je meedenken over verschillende vraagstukken en je collega’s van advies voorzien.

Door je positie ben je een centrale spil binnen de MT’s waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie, advies en ondersteuning.

Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:
-managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails;
-managen van documenten en informatiestromen
-(inhoudelijk) bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
-bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
-voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties;
-coördinatie van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
-coördinatie van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
-notuleren van (complexe) overleggen, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering;
-agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing
-(inhoudelijk) bijdrage aan voortgangsrapportages
-archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect).

Wat wij aan jou waarderen Je herkent jezelf in de eigenschappen:
• Nauwkeurig
• Proactief en oplossingsgericht
• Klantgericht
• Communicatief en verbindend
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen

In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt, maar wel in nauwe samenwerking en verbinding met je collega’s. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Waar je gaat werken
Het team werkt in het RWS kantoor Rijswijk en dat is ook de standplaats voor deze functie. Als uitgangspunt werk je drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis/elders. Over werktijden kunnen we in overleg afspraken maken.

Incidenteel kan het zijn dat overleggen op andere dagen of op andere locaties plaatsvinden waarbij jij ook aanwezig bent.

Eisen
1 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO (of gelijkwaardig) opleiding
2 Kandidaat dient fysiek aanwezig te zijn op locatie op de projectdagen (zie beschrijving)
3 Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
4 Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
5 Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS office t.b.v. secretariële werkzaamheden

Wensen
1 Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
2 Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers.
3 Kandidaat beschikt over aantoonbare affiniteit met de maritieme sector(werkomgeving of opleiding/cursus/training)
4 Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde vaardigheden en relevante werkervaring, in het bijzonder het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen Met complexe overleggen wordt gedoeld op: overleggen met meerdere stakeholders van binnen en buiten het project en binnen en buiten de eigen organisatie waarbij op hoog (directie/DG) niveau wordt gesproken in vakjargon/organisatiejargon.
5 Mate waarin de kandidaat blijk geeft van de competenties nauwkeurigheid, pro activiteit en klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en wordt geverifieerd tijdens het sollicitatiegesprek.

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).